Comment estimer les dépenses de voyages d'affaires

Utilisation du logiciel

• Comme vous considérez toutes les options - choix de l'hôtel, le choix de vol, montant à dépenser pour la nourriture - que vous avez à jongler et de comparer les chiffres et de suivre le total. Une feuille de calcul peut vous aider. Vous pouvez télécharger un modèle Voyage-budgétisation Excel de Microsoft, ou d'élaborer un qui convient à vos besoins personnels mieux. Vous pouvez également utiliser une feuille de calcul pour comparer les trajets alternatifs, ou de peser les avantages potentiels. Un voyage à Paris, par exemple, pourrait être utile si elle stimule vos exportations vers l'Europe.

Votre recherche passées

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  Si votre entreprise a envoyé des gens en voyage d'affaires dans le passé, passer en revue les rapports de dépenses. Cela peut vous donner des informations sur des estimations plus réalistes. Les notes de frais peut vous montrer où les coûts étaient moins que prévu et où ils éclaté le budget. Vous pouvez être en mesure de repérer des modèles de dépenses excessives - par exemple, séjourner dans des hôtels à prix élevé à la place de solutions de rechange raisonnables à prix plus économique. Si vous couper un peu de graisse, les coûts estimés descendent.

Les coûts de transport

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  Vous pourriez être en mesure de tirer plus de votre budget de transport que vous le pensez. Si vous avez des prochains voyages sur l'ordre du jour, appelez les compagnies aériennes et poser des questions sur les réductions d'affaires. Parlez aux agences de voyages pour savoir si elles ont des compagnies aériennes partenaires ou les hôtels qui vous offriront un taux réduit. Regardez si la conduite ou de prendre le train peut économiser considérablement, ou si le vol dans un autre aéroport sera moins cher. Une fois que vous connaissez les options, vos estimations deviennent plus réalistes.

Tout annonce

• Voyager vers la destination est seulement la première étape. Votre feuille de calcul devrait inclure tout les employés doivent passer: une allocation de nourriture, les frais d'hôtel, les factures de nettoyage à sec, le transport terrestre et les clients de divertissement. Regardez dans les options comme un hôtel moins cher à travers la rue de la Convention, ou deux voyageurs partageant une chambre. Une fois que vous avez les faits, de les brancher sur votre budget et de voir combien il peut monter ou descendre.