Une liste de diffusion est une base de données de contacts personnels ou professionnels. Collecter des informations de l'entreprise auprès des clients à chaque fois qu'ils contactent votre entreprise, en particulier de votre site Web. Utilisez une combinaison des contacts de Microsoft Office Outlook, Excel et Word pour maintenir la clientèle et des renseignements personnels. MS Contacts est un programme pour collecter et stocker des informations base de données. Export d'une liste de noms et d'adresses d'Excel et utiliser Word pour formater et imprimer des étiquettes.
Ouvrez contacts de Microsoft Outlook. Cliquer sur "Nouveau" et entrez vos informations de contact dans les champs. Inclure les noms et les adresses, les numéros de téléphone et toute autre information pertinente.
Ajouter "Catégories" à vos contacts pour ajouter une autre couche pour organiser vos contacts. Clique sur le "Catégories" bouton en bas à droite de l'écran, puis sélectionnez une catégorie par défaut. Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur le "Liste principale des catégories" bouton, cliquez dans la case blanche, tapez le nouveau nom de la catégorie, puis cliquez sur le "Ajouter" bouton. Cliquer sur "Sauver et fermer" lorsque vous avez terminé. Mettre à jour les informations de contacts à chaque fois que la réception de nouvelles informations.
Exporter les contacts à une feuille de calcul Excel. Ouvrez Outlook, puis cliquez sur "Fichier," "Import et Export," "Exporter vers un fichier," "Microsoft Excel" et "Suivant." Ensuite, cliquez sur "Contacts" et de donner ce fichier nom et l'emplacement.
Cliquer sur "Champs personnalisés" à supprimer des champs supplémentaires. Cliquer sur "Effacer la carte" en bas à droite de la fenêtre. Cliquez sur le signe plus sur le côté gauche de la fenêtre et sélectionnez chaque champ, à la place du bloc d'ajouter plus d'options de tri. Aussi, lorsque vous utilisez l'ensemble du groupe, Microsoft Outlook ajoute des champs supplémentaires. Par exemple, le bloc d'adresse comporte le pays. Cliquer sur "D'ACCORD" et "Fini."
Ouvrez le fichier Excel et ajouter des titres de colonnes pour le prénom, le nom, rue, ville, état et code postal.
Ouvrez Microsoft Word, cliquez sur le "Outils" menu, puis "Lettres et d'envoi." Clique sur le "Assistant Fusion et publipostage," et sélectionnez "Étiquette."
Cliquer sur "Modifier la disposition du document." La "Options d'étiquettes" boîte de dialogue apparaît. Choisissez l'étiquette de la liste des numéros de produit et cliquez sur "D'ACCORD."
Sélectionner les destinataires en cliquant sur "Utilisez une liste existante" et "Parcourir." Sélectionnez le fichier Excel et cliquez sur "Ouvrir." Décochez les cases en face de la dernière colonne de nom pour les retirer de la liste d'impression. Cliquer sur "D'ACCORD" lorsque vous avez terminé.
Disposez les étiquettes. Choisissez soit le "Adresse Block" ou "Plus d'articles," à insérer des champs dans votre étiquette. Vous pouvez également cliquer sur "Faire correspondre les champs" et choisissez dans la liste des champs disponibles. Ensuite, cliquez sur le "D'ACCORD" bouton.
Clique sur le "Mettre à jour toutes les étiquettes" bouton. Cela crée les étiquettes avec les informations de la feuille de calcul Excel. Prévisualiser les étiquettes pour les erreurs et de faire toutes les modifications nécessaires.
Ajoutez les étiquettes à votre imprimante. Cliquer sur "Fusionner vers l'imprimante" et cliquez sur "D'ACCORD."