Programmer la date et le calendrier de la conférence téléphonique. Veiller à ce que la plupart, sinon tous les participants peuvent y assister.
Écrire et envoyer un courriel d'introduction à tous les participants de la téléconférence. Inclure l'heure de l'appel de conférence, des instructions complètes sur la numérotation dans la conférence téléphonique, et un ordre du jour. Par courtoisie, vous pouvez inclure une brève biographie de vous-même.
Inclure des règles de base dans ce courriel de présentation. Règles telles que, lorsque vous commencez à parler à la conférence téléphonique disent votre nom afin que d'autres savoir qui parle. Par example, "Mon nom est John Turner du département IT." Règles aussi un terrain tels que "éviter de parler sur les autres participants" et "s'il vous plaît poser des questions si l'information est pas clair," sont également de bons exemples.
En outre, inclure tous les documents de participation, tels que des documents Word que vous parlez, ou des présentations PowerPoint que les participants devront voir lors de la téléconférence.
Envoyer un e-mail de rappel à tous les participants avant la téléconférence prévue. Inclure les instructions de l'appel, l'ordre du jour, et toute PowerPoint ou des documents de présentation de nouveau.
Composez dans votre téléconférence en utilisant votre code d'accès hôte affecté quinze minutes avant l'appel commence afin de pré-programme de l'appel à des caractéristiques spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez enregistrer l'appel, permettre sourdine, changer les modes d'écoute ou de garantir l'appel de l'extérieur, tout cela est fait avant le début de l'appel.
Commencez la téléconférence en vous présentant et en expliquant aux participants le but de la réunion. Les remercier d'avoir pris le temps d'assister ainsi. Ensuite, permettre à chacun de se présenter.
Commencez l'ordre du jour de la réunion par téléconférence. Déplacez-vous dans l'information, l'arrêt à des points stratégiques pour demander si il ya des questions ou des commentaires. En tant qu'hôte, vous pouvez demander si quelqu'un a besoin d'une pause. Si la téléconférence est plus de deux heures, une courte pause peut être une bonne idée. Gardez minutes de la téléconférence à envoyer à la post-appel des participants.
Mettre fin à la téléconférence en répétant l'ordre du jour qui ont été couverts demandant des questions ou des commentaires supplémentaires, et remerciant les participants pour leur présence. Si vous avez des questions ou des questions en suspens, c'est le temps de répondre à ceux aussi bien.