Les données peuvent venir à vous dans de nombreux formats différents de nombreuses sources différentes. Que ce soit une liste de contacts, un tableau de relevés de compte ou d'un indice de l'inventaire, vous avez parfois besoin d'obtenir des données à partir de Microsoft Word dans une base de données Microsoft Access. Les importations sont le moyen le plus efficace pour déplacer des données d'un document Word à une table ou base de données Access. Ces instructions sont valables pour Microsoft Word 2010 et Microsoft Access 2010.
Préparer les données dans votre document Word à l'importation. Structurer les données soit dans un format délimité ou à largeur fixe. Formats délimités séparer les champs avec un seul personnage, comme une virgule ou un point-virgule. Formats de largeur fixe organiser les données de sorte que la largeur de chaque zone reste constant pour désigner quand une des extrémités sur le terrain et le début de la suivante. Les deux formats nécessitent chaque enregistrement d'être sur une ligne distincte. Ces formats disent accès où placer les données une fois importées.
Enregistrez le document Word en tant que fichier texte. L'accès peut seulement lire les données qui se trouve dans un texte brut, format CSV ou Excel. Une fois qu'il est enregistré, fermez le fichier.
Démarrez Microsoft Access et ouvrez une nouvelle base de données ou une base de données existante où vous allez stocker les données importées. Choisissez une nouvelle table ou une table existante dans lequel stocker les données. Si vous choisissez une table existante, Access ajoute les données à la table existante dans le format existant. Les données importées doivent correspondre au format de la table et de la structure.
Accédez à la "Données externes" onglet, localisez le "Importer" groupe et cliquez sur le "Fichier texte" icône. Cela ouvre la "Obtenir des données externes - Fichier texte" boite de dialogue.
Parcourir ou tapez le nom du fichier texte que vous avez préparé plus tôt dans la "Nom de fichier" boîte. Indiquez où vous voulez que les données soient stockées. Pour une nouvelle table, cliquez sur "Importez les données sources dans une nouvelle table dans la base de données actuelle." Pour une table existante, cliquez sur "Joindre une copie des enregistrements à la table" et de choisir la table appropriée dans la liste déroulante.
Cliquez "D'ACCORD" à poursuivre et à ouvrir la "Assistant d'importation de texte." Accès va scanner les données et de recommander une structure de fichier. Confirmez ou sélectionnez l'option qui correspond le format de votre fichier: "Délimité" ou "Largeur fixe." Cliquez "Suivant."
Si vous utilisez un format délimité, sélectionnez le caractère utilisé pour délimiter les champs. Si le fichier contient un qualificatif de texte, choisissez le qualificatif que vous avez utilisé dans le "Texte Qualifier" boîte. Si la première ligne de votre document Word contient les noms des champs, vérifiez "Première ligne contient les noms des champs." Si vous utilisez un format de largeur fixe, examiner les données et la structure affichés et ajuster le positionnement de la colonne si nécessaire. Cliquez "Suivant."
Passez en revue les données et la structure une fois de plus avant de continuer. Si vous devez spécifier des informations supplémentaires à propos de l'un des champs, cliquez sur l'en-tête de champ et entrez les données appropriées pour "Nom de domaine" et "Type de données." Pour créer un index sur le champ sélectionné, réglez "Indexé" à "Oui." Pour exclure du champ sélectionné dans l'importation, cochez "Ne pas importer champ (Skip)." Cliquez "Suivant."
Établir une clé primaire si vous importez une nouvelle table. Vous pouvez sélectionner "Laisser Access ajouter une clé primaire," qui remplit automatiquement une séquence d'ID, choisissez votre propre clé primaire de l'un des champs de la source ou sélectionnez "Pas de clé primaire." Cliquez "Suivant."
Pour une nouvelle table, confirmer ou modifier le nom de la nouvelle table dans la "Importer vers la table" boîte. Cliquez "Finition" pour importer les données. Une boîte de dialogue ouvrira pour indiquer l'état de l'importation.