Envoi d'un document protégé par mot de passe à quelqu'un par e-mail prend un peu de prévoyance et de planification. Un document permis mot de passe doit être la première étape parmi d'autres pour une sécurité totale. Envoyer des données sensibles à des gens qui vous avez confiance avec l'information, ou à ceux qui "dois savoir." Choisissez le destinataire à bon escient, comme quelqu'un que vous connaissez permettra de sauvegarder les données et transmettre seulement à ceux qui en ont besoin. Intégrer ces étapes dans le cadre de votre routine pour limiter l'accès à vos informations privées.
Écrire un nouveau document contenant votre information privée dans un fichier Word ou Excel. Alternativement, copier et coller les informations dans le document. Copier et coller en mettant en évidence le texte dans votre document original, puis en cliquant sur "Modifier" dans le menu principal, suivi par "Copier." Dans le nouveau document, utiliser la souris pour placer le curseur là où vous voulez faire apparaître le texte, cliquez sur "Modifier," et alors "Coller."
Enregistrez le document que vous souhaitez envoyer par email en cliquant sur "Fichier" dans le menu principal et choisir "Enregistrer sous." Une boîte de dialogue apparaîtra où vous pouvez donner un nom au fichier. Tapez un nom et ajouter les initiales du destinataire de sorte que vous pouvez facilement identifier le fichier protégé par mot de passe ultérieurement.
Fixez le fichier en cliquant sur "Outils" dans le menu principal, puis "Options," et en cliquant sur la "Sécurité" onglet. Dans le "Mot de passe pour" boîte, tapez un mot de passe, puis tapez-le à nouveau dans la deuxième case à vérifier. Les meilleurs mots de passe d'au moins huit caractères et utilisent une combinaison de lettres majuscules, minuscules, chiffres et symboles, que vous pouvez ajouter en déplaçant l'un des numéros de la rangée de numéro sur votre clavier.
Ecrire un email au destinataire et joignez le document contenant les informations sensibles. Informer le destinataire que le document est protégé par mot de passe et que vous devrez fournir le mot de passe. Ne pas écrire le mot de passe dans le même email contenant le document protégé par mot de passe. Appelez le destinataire de fournir un mot de passe si vous avez un numéro de téléphone ou envoyer un e-mail séparé contenant le mot de passe. Ne pas spécifier comment vous allez communiquer avec le destinataire, et de laisser en blanc la ligne de sujet si vous envoyez un mot de passe par courriel.
Supprimer les documents protégés par mot de passe de votre ordinateur lorsque vous êtes sûr que le bon destinataire a reçu sa copie. Si le bénéficiaire a besoin de faire des changements ou modifier le document protégé par mot de passe, vous devrez fournir des instructions pour retirer l'un mot de passe se référer à l'étape trois.