Déterminer le public et le but de votre mémo. La plupart des notes de service sont utilisés pour attirer l'attention sur les problèmes, proposer des solutions, communiquer les objectifs officiels de l'entreprise ou de transmettre une information nouvelle. Ne pas envoyer un mémo à un bureau entier si elle implique un seul ministère. Voir également la sensibilité de la matière et si les informations seraient mieux transporté à travers une note officielle ou communication en face-à-face.
Formater l'en-tête de note en utilisant les segments suivants: A: (les noms des récipiendaires et les titres d'emploi),
De: (votre nom et le titre de l'emploi), DATE: (date complète et à jour) et sous réserve: (ce que la note de service est d'environ).
Assurer que les bénéficiaires sont traités par leur nom correct et titres officiels de l'emploi. Soyez précis et succinct dans votre ligne de sujet. Par example, "La fin du trimestre" comme une ligne d'objet pourrait signifier quoi que ce soit pour les bénéficiaires. Au lieu d'utiliser quelque chose comme, "Procédures de dépôt de nouvelles pour la fin du trimestre."
Donner un bref aperçu de ce que la note de service est d'environ dans le segment d'ouverture. Le but de la séance d'ouverture est de clarifier aux bénéficiaires pourquoi ils ont reçu la note de service et pourquoi ils devraient lire le document. Gardez le segment d'ouverture à un court paragraphe.
Ajouter contexte en décrivant le problème, événement, circonstance ou fond du mémo. Le contexte peut être la phrase d'ouverture de votre paragraphe suivant ("En raison de la confusion liée aux procédures de dépôt de dernier trimestre. . . "), Ou d'un paragraphe complet et indépendant, en fonction de la quantité d'information nécessaire pour obtenir tous les destinataires de la vitesse.
Suivez le contexte avec le segment de la tâche, qui est la partie de la note qui décrit ce qui est fait pour résoudre le problème ou de question ("Nous mettons en place de nouvelles procédures de dépôt pour le prochain trimestre. . . "). Gardez le segment de la tâche à une seule phrase ou un court paragraphe, en fonction de la complexité de la question à portée de main.
Suivez le segment de la tâche avec une discussion complète qui fournit des détails supplémentaires et un soutien. Le segment de discussion devrait être la partie la plus longue de la note et inclure tous les faits et la recherche qui sauvegardent la recommandation (s) prévu par la note de service. Le plomb avec les détails les plus pertinents et les points forts de la preuve.
Terminez le mémo avec un segment de fermeture courte, pas plus d'un paragraphe, qui décrit avec courtoisie les actions que vous voulez les destinataires de la note de service à prendre ("Partir du mois prochain, s'il vous plaît suivre les nouvelles procédures de dépôt. . ."). Stress comment les bénéficiaires profiteront de suivre les actions décrites dans la note ("Nous espérons que ces nouvelles procédures de classement vous permettra d'économiser du temps et de réduire votre charge de travail. . . ").