Obtenez l'attention du lecteur avec la première phrase. Cela devrait résumer l'intention de l'article d'une manière claire et convaincante tout en tirant le lecteur dans le message. Cela aidera également à assurer que les employés vont lire et tenir compte de votre message.
Déterminer le meilleur mode de communication pour votre sujet. Est-ce un mémo? Si l'information est très sensible ou particulièrement bonnes ou mauvaises nouvelles, le livrer par voie orale à la place. Ne jamais utiliser un mémo de promouvoir ou de licencier un employé.
Attentes de l'Etat du lecteur avec précision. Sera le lecteur à comprendre ses responsabilités, y compris les prochaines étapes? Si une aide supplémentaire ou des précisions sont nécessaires, le lecteur ne savons où aller pour cela?
Livrer un mémo avec le ton qui reflète à la fois l'organisation dans son ensemble et vous en tant que gestionnaire de l'individu. Quel est votre style de gestion? Vous réfléchissez clairement que dans votre mémo?
Modifier sur le jargon qui n'a pas de valeur ajoutée à votre message. Évitez les phrases fleuries et de regarder pour les erreurs courantes dans l'usage des mots. Par example, "irregardless" est pas un mot dans la langue anglaise ---"indépendamment" est.
Double-vérifier toutes grammaire et l'orthographe. Des erreurs dans la communication orale sont communs et ne peuvent être remarqués par l'auditeur. Communication écrite mettra en évidence la moindre erreur.
Avoir un collègue ou votre assistant Relisez votre mémo avant de l'envoyer. Quand un gestionnaire se concentre sur la grande image ou de l'importance d'une initiative spécifique, il est facile d'oublier les erreurs simples. Ne laissez pas votre brillante idée d'être atténuée par une faute de frappe.
Envoyez email mémos dans un format de lecture seule pour éviter une édition ultérieure. Une fois qu'il est "là-bas" il peut être transmis ou imprimé même si vous marquez comme confidentielles. Assurez-vous qu'il peut être archivée et chercha facilement