Utilisez disposition préférée de votre entreprise lors de la création d'un en-tête de votre mémo. Inclure les informations suivantes: date, expéditeur, destinataire (s), cc (copie carbone), CCi (copie carbone) et la ligne d'objet. Parce que le crédit est un sujet sensible, limiter le nombre de personnes qui recevront cc ou Cci copies. Utilisez une phrase simple pour la ligne d'objet, comme "Demande de crédit."
Utilisez le premier paragraphe de la note comme un tampon. Commencez avec une déclaration neutre comme un compliment ou une expression d'appréciation. Par example, "Je vous remercie pour votre lettre du 12 Septembre demander une augmentation de votre marge de crédit" ou "Vous êtes un client important et nous apprécions votre entreprise au cours des sept dernières années."
Décrire les principaux motifs de refus de crédit au deuxième alinéa. Reportez-vous à la politique de l'entreprise et de montrer clairement que l'application a été sérieusement envisagée. Par example, "Notre enquête révèle que l'état de votre emploi et votre situation financière sont instables en ce moment." Utilisez la voix passive à se concentrer sur des actions plutôt que des personnalités. Par example, "Votre demande ne peut être traitée ce mois-ci" au lieu de "Nous ne pouvons pas traiter votre demande ce mois-ci."
Évitez les terminaisons que le son conserve ou de mauvaise foi. Par example, "Si vous avez des questions, s'il vous plaît sentir libre de me contacter." Dans le troisième paragraphe, personnaliser la fermeture de l'information sur des solutions de rechange ou de fournir des suggestions sur la façon dont le bénéficiaire peut améliorer son crédit. Veillez à ne pas susciter de faux espoirs.
Relisez votre mémo très attentivement. Utilisez un dictionnaire et un livre de style d'écriture pour vérifier toutes les orthographe, la grammaire et la ponctuation. Vérifiez le ton de la note de service. Demandez à un collègue ou un mentor pour lire le mémo à haute voix. Réfléchissez si cela semble trop sévère ou a un langage vague. Rappelez-vous, le crédit est un sujet sensible. Apportez les modifications nécessaires avant d'envoyer le mémo.