Créer votre mémo en utilisant le processus suivant. Décrire les principaux points de votre demande d'information. Si vous êtes emailing votre mémo, utilisez le projet caractéristique du programme pour créer un premier projet. Alternativement, vous pouvez utiliser un programme de traitement de texte ou un stylo et du papier.
Utilisez disposition préférée de votre entreprise lors de la création d'un en-tête de votre mémo. Dans la plupart des cas, vous devez inclure les informations suivantes: date, expéditeur, destinataire (s), cc (copie carbone), Cci (copie carbone invisible) et la ligne d'objet. La ligne d'objet utilise une simple phrase pour résumer l'idée principale de la note. Par exemple, un professionnel des ressources humaines peuvent utiliser la ligne d'objet suivant pour demander des informations spécifiques de ses collègues: "Achèvement de la description de travail des formes."
Décrire la principale raison de votre demande dans le premier paragraphe. Répondez aux questions de la journaliste: qui, quoi, quand, où et pourquoi. Les ressources humaines professionnelle peuvent mettre à jour le manuel d'organisation graphique et la description des tâches pour son entreprise. Dans le premier paragraphe de sa note de service, il pourrait inclure l'explication suivante: "Tous les employés Apex besoin d'une source de référence commun en ce qui concerne leur propre et les responsabilités de l'emploi de leurs collègues de travail et des fonctions de reporting."
Utilisez les autres paragraphes pour étendre sur les détails et décrire l'action requise. Souligner l'importance de la réception des informations par une certaine date. Si les destinataires de la note de réaliser que vous disposez d'un délai, ils vont réagir plus rapidement. Évitez d'utiliser des expressions en conserve qui peuvent retarder l'information. Par example, "Si vous avez des questions, s'il vous plaît sentir libre de me contacter."
Relisez votre mémo très attentivement. Utilisez un dictionnaire et de l'écriture stylebook pour vérifier toutes les orthographe, la grammaire et la ponctuation. Double vérifier les noms de tous les bénéficiaires et de veiller à ce que personne n'a été laissé de côté. Les ressources humaines seraient professionnelle rencontrer des retards dans la création d'un manuel de description de poste, si toutes les formes ne sont pas terminées. Décidez si certains bénéficiaires ont seulement besoin cc ou bcc copies. Si vous êtes un nouvel employé, vous voudrez peut-être demander à un collègue ou un mentor pour aider avec vos mémos initiales.