Concevoir l'organigramme d'un programme de la suite bureautique - ce qui est le meilleur itinéraire pour un look professionnel. Cependant, vous pouvez dessiner le graphique à la main. Créer des boîtes et des flèches, ce qui montre le flux de votre traitement de la paie, comme où il commence et se termine.
Créer un organigramme pour un système de paie manuel. L'organigramme doit montrer toutes les tâches manuelles impliquées dans le traitement de votre paie par ce système.
Exemple: Rassemblez les cartes de temps, vérifier les cartes de temps pour la conformité, les superviseurs de contact concernant manquant ou cartes de temps douteux, et calculer manuellement les cartes de temps. Créer une séquence impliquant les paie traitement fonctions, telles que le calcul manuel des retenues obligatoires wages- telles que les taxes sur les salaires et les déductions volontaires garnishments- de salaire, comme la retraite et Avantages-de santé et la création de chèques de paie. Faire une autre séquence montrant fonctions de post-traitement, telles que créer manuellement le fichier registre de paie, de créer et de publier des entrées de journal, la rémunération dans la banque de dépôt de salariés, et de distribuer des chèques de paie.
Faire un organigramme pour le système informatique en interne. Ce système élimine le traitement manuel. Faire l'organigramme spécifique aux besoins de votre logiciel de paie.
Exemple: télécharger des données de chronométrage dans un logiciel de paie, examiner les données de chronométrage et d'enquêter sur les analyses manquantes, traiter la paie via le logiciel de paie, rapport de prétraitement d'impression, vérifiez la masse salariale par rapport de prétraitement, apporter les changements nécessaires, créer et envoyer le fichier de dépôt direct à la banque, dépôt les fonds sociaux et les paiements de l'impôt sur la masse salariale dans la banque, et proches de la masse salariale. Notamment, lorsque vous fermez la masse salariale, il enregistre les données de paie entières pour la période de paie dans le système.
Créer un organigramme pour le système externe. Lorsque vous confiez votre paie, le fournisseur de service de paie exige que vous leur envoyez les données de paie chaque période de paie. Le fournisseur permet généralement d'envoyer les données par fax, e-mail ou en ligne. L'organigramme devrait inclure les détails de la méthode requise.
Exemple de la méthode en ligne: examen des données de chronométrage, superviseur de contact pour le chronométrage des éclaircissements, les changements de la masse salariale des employés d'entrée de données et de chronométrage dans le système du fournisseur, vérifier les données entrées via le système en ligne du fournisseur, double-chèque et fichier de données de paie reçus du fournisseur, et distribuer des chèques de paie.