Que la réunion a été avec des collègues ou concurrents, vous êtes toujours bien conseillé de résumer ce qui a été discuté et surtout ce qui a été décidé, et de le faire par écrit, dès que possible par la suite. Vous pouvez combiner les éléments pertinents à partir d'une bibliothèque de documents commerciaux, tels que celui sur "Inc." Le site du magazine.
Commencez avec un récapitulatif amical, mais claire de la date, l'heure et le lieu de la réunion, qui a assisté à quel titre et un bref exposé de l'objet de la réunion. Par example, "Cher Mike: Merci encore pour passer hier matin avec moi et Steve de notre département d'art, de discuter des plans pour la refonte de votre emballage."
Examinez ce que les documents et les matériaux ont été présentés à la réunion et tous les éléments importants de la discussion à leur sujet: "Je suis content que vous avez aimé les idées de Steve autant que je l'ai fait. Nous avons convenu que le carton hexagonale donne à votre produit un changement important pour attirer l'attention sur les caractéristiques que vous ajoutez l'année prochaine, mais que la construction à mentir horizontalement sur le plateau sera plus stable et nous permettre de faire les deux extrémités légèrement convexe, au lieu d'un plat et l'autre un point étendu sans lien réel avec le produit."
Fournir des rapports sur tous les points d'action convenus à la réunion: "Steve est engagé à avoir les nouvelles spécifications de conception à notre unité de fabrication aujourd'hui, et ils devraient être en mesure de me donner de nouveaux chiffres de coûts pour le carton horizontale par la fin de la semaine. Steve et moi serons tous les deux déçus si ces chiffres ne sont pas au moins 20 pour cent en dessous des estimations que nous avons eues hier pour la, carton verticale haute-pointu, depuis la fabrication sera symétrique et moins complexe à monter. Nous allons, cependant, besoin d'une décision de votre part si la boucle de ceinture sera imprimé ou en relief, et si vous voulez encre métallique sur elle, avant que nous puissions raffermir les coûts."
Établir des échéances pour les prochaines étapes de toutes les parties: "Je fis une note que vous pensiez que vous pourriez obtenir ces décisions prises aujourd'hui ou demain. Cela nous permettrait de revenir à vous par fermeture des bureaux lundi avec les chiffres des coûts assez ferme que nous pouvons commencer à formaliser un contrat."
Fermez la lettre en tant amicale d'une manière aussi est appropriée à la nature de la réunion, et de reformuler les plans pour toutes les autres réunions que vous avez programmées: "Il est toujours une réunion de plaisir avec vous. Je dois le déjeuner du mardi au bureau sur mon calendrier, quand je vais mettre la maquette Steve travaille. S'il vous plaît laissez-moi savoir si Jan pourra en effet se joindre à nous."