Selon Business Dictionary, un système de gestion de documents est un "système électronique conçu pour organiser et gérer des documents. Ces documents sont généralement organisées avec le logiciel, ce qui offre à l'utilisateur la possibilité d'accéder, modifier et stocker les documents centralement." Les entreprises utilisent souvent ces systèmes pour convertir les documents papier en fichiers électroniques historiques pour référence facile et de réduire l'espace de stockage. La plupart des entreprises génèrent un certain type de documents associés à leurs opérations. Trouver la meilleure façon de gérer ces documents peuvent améliorer le workflow interne de l'entreprise.