Comme les cabinets d'avocats d'aujourd'hui dépendent de plus sur les programmes juridiques de la technologie et des logiciels pour l'organisation de l'information et des documents, des cabinets d'avocats ont exploré la transition vers les systèmes sans papier. Les cabinets d'avocats électroniques, aussi connu comme les cabinets d'avocats numériques, permettent aux avocats de stocker et examiner les documents avec une meilleure efficacité. Les avocats et les clients apprécient tous les avantages d'un cabinet d'avocats électronique. Procureurs utilisent déjà la technologie informatique pour la gestion de la pratique du droit peuvent concevoir un cabinet d'avocats électronique.
Choisissez un format d'imagerie de document à utiliser lors de la numérisation des documents papier et de les convertir en fichiers numériques. Considérez la taille du fichier et la compatibilité avec les programmes-données informatiques autres avocats de ces considérations, de nombreux cabinets d'avocats créent Portable Document Format (PDF). Sélectionnez un scanner d'imagerie documentaire, d'identifier le nombre de scanners nécessaires pour la taille de votre pratique et choisir des emplacements dans votre cabinet d'avocats où vous pouvez connecter le scanner à votre réseau, tout en permettant au personnel d'y accéder facilement.
Développer un système de dépôt électronique de garder une trace des documents numérisés et stockés numériquement. Décidez comment vous allez nommer les fichiers connexes, trier les fichiers numériques dans des dossiers et organiser manuellement ces dossiers pour les garder clairement identifiable et accessible. Mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents pour automatiser votre système si votre pratique va gérer trop de documents pour permettre des méthodes manuelles de dépôt électronique.
Mettre en place des pare-feu et des mesures de sécurité sur votre réseau de bureau et ordinateurs pour lutter contre les virus informatiques, les logiciels espions, chevaux de Troie et les vers qui pourraient causer de graves dommages à vos ordinateurs et effacer les informations du client et cas de documents stockés électroniquement. Article disponible anti-virus et anti-logiciels espions et sélectionnez les options adaptées à la taille de votre réseau informatique et besoins de votre système.
Identifier les mesures de sauvegarde du serveur de fichiers de réseau pour protéger votre cabinet d'avocats de la perte de documents en cas de catastrophe naturelle ou de panne de l'ordinateur devaient se produire. Examiner si la sauvegarde sur disques durs externes est suffisante pour protéger vos fichiers ou si vous avez aussi besoin de stockage hors site.
Ecrire un manuel de procédures de bureau qui explique la conception de votre cabinet d'avocats électronique et comprend vos politiques sur la numérisation de documents, l'archivage et la rétention. Inclure une politique échelle du Bureau concernant l'utilisation personnelle du réseau informatique de bureau, comme pour le téléchargement de pièces jointes. Formations de plan pour votre personnel de bureau et d'autres avocats afin qu'ils sachent comment se conformer au manuel.