Faites une liste des titres des sessions de formation des employés sont censés remplir. Sur une nouvelle feuille de calcul, entrez ces têtes de colonne: "Prénom," "Nom de famille" et le sujet ou le nom de la session dans chaque colonne suivante, en utilisant autant que nécessaire. Une colonne d'un nombre ou d'un autre identificateur employé peut également être ajouté. Sélectionnez le "Imprimer Titres" commande à partir de la "Mise en page" groupe sur le ruban de "Mise en page" onglet et de créer la "Titre" rangée. Entrer "$ 1: $ 1" dans le "Titre Row" champ.
Entrez les noms de tous les employés et tous les numéros d'identification dans les colonnes appropriées.
Sélectionnez la cellule "A1" et, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser pour sélectionner toutes les lignes et toutes les colonnes dans lesquelles les données seront saisies. Sélectionnez le "Format comme un tableau" commande dans le "Styles" groupe sur le "Accueil" onglet. Vérifiez la "Plage de données" champ et cochez la case qui dit "Mon tableau n'a têtes."
Sélectionnez toutes les lignes et colonnes dans lesquelles les dates de formation seront entrés. Sur "Accueil" onglet, sélectionnez le format de la date préféré "Général" boîte déroulante dans la "Nombre" groupe. Enregistrer la feuille de calcul.
Entrez la date appropriée dans la colonne de rectification et de ramer quand un employé a terminé la formation requise. En utilisant le "Table" format permet en un clic de tri par colonne lors de la préparation des rapports. Enregistrez la feuille après chaque nouvelle entrée de données.
Créer une nouvelle base de données Access. Renommer "Tableau 1" comme "Employé registre de formation" ou un autre nom préféré. Ouvrez le "Tableau Design Vue" du "Vue" groupe sur le "Accueil" onglet. Le premier champ, "ID," est défini comme la clé primaire par défaut. L'accès sera numéro de cette auto sur le terrain ou en utilisant le "Propriétés du champ" volet, vous pouvez créer un masque ou un autre formatage pour répondre à vos besoins d'affaires, telles que l'ajout des numéros d'identification des employés.
Entrez ces noms de champs et tous les autres champs pour saisir les données désirées, telles que "Prénom," "Nom de famille," "Sujet de la formation" ou "Rendez-vous complet." Autres domaines à enregistrer peuvent inclure "Grades," "Performance" et "Remarques ou commentaires." Définissez les propriétés de type de données et le format appropriés. Rappelez-vous de choisir "Date / Heure" pour le "Date" champ type de données.
Enregistrez la table. Basculer vers "Table View" dans le "Vue" groupe sur le "Accueil" onglet.
Sélectionner "Assistant Formulaire" du "Formulaires" groupe sur le "Créer" onglet pour ouvrir la boîte de dialogue de conception. Sélectionnez chaque souhaitée "Disponible champs" à partir de la colonne de gauche et passer à la "Champ sélectionné" appuyant sur la colonne "gt;" bouton pour les champs individuels ou "gt; gt;" pour déplacer tous les domaines à la fois. Clique le "Suivant" bouton.
Choisissez la disposition souhaitée pour la forme de la "Disposition" boite de dialogue. Clique le "Suivant" bouton. Nommez le "Forme" dans la boîte de dialogue suivante ou de garder le match par défaut pour le nom de table. Décider d'accepter la forme Assistant-conçu ou modifier la conception. Si la modification de la forme, cliquez sur le "Suivant" bouton. Si vous utilisez le design par défaut, cliquez sur le "Finition" bouton. Enregistrez le formulaire.
Remplissez les données pour chaque session de formation des employés et lorsque l'information est disponible. Utilisez le "Forme" vue pour la saisie de données et de la "Table" vue pour filtrer les données et la création de rapports. Les dossiers sont sauvegardés automatiquement lorsque les données sont saisies.