Écrire une introduction. Inclure le nom de l'agence, l'énoncé de mission et les valeurs fondamentales, une liste des membres du personnel et une liste des membres du conseil. Les bénévoles aident non seulement des projets mais aussi sont des ambassadeurs pour votre organisation. Ils doivent savoir comment les travaux de l'agence et les gens qui représentent l'agence dans une capacité administrative. Inclure également des informations sur l'agence qui sert, ce qu'il fait pour aider, et les programmes qu'elle soutient.
introduire l'agence pour les bénévoles dans le premier paragraphe du manuel et les accueillir. Bien que les bénévoles ne sont pas payés personnel, ils doivent être traités avec respect dès le premier jour. Assurez-vous de reconnaître leur valeur en tant que cœur de la mission de l'organisation. Écrire deux phrases courtes à remercier les bénévoles à l'avance pour leur service à l'agence et à leur faire savoir comment ils sont centrale à la mission.
Créer le manuel dans un format 8 1/2 pouces par 11 pouces, ou de préférence de 6 pouces x 9 pouces, il est donc facile à transporter et les bénévoles peuvent conserver pour référence. Le manuel peut également être mis dans un classeur à trois anneaux de sorte mises à jour peuvent être ajoutés facilement. Mettre en place des politiques et procédures d'une manière étape-par-étape en utilisant un langage simple, clair. Ne pas utiliser $ 10 mots à faire des points. Les bénévoles viennent de tous les milieux éducatifs, et la langue de votre manuel devrait être à un niveau d'éducation le monde peut comprendre.
Créer des descriptions de poste pour les postes de bénévoles. Décrire les rôles et les responsabilités pour que les bénévoles peuvent choisir la position qui correspond le mieux à leurs intérêts. Les descriptions d'emploi aideront vos bénévoles de match de l'agence à une occasion de bénévolat approprié. Les gens du bénévolat pour des raisons différentes, et ils ont des compétences différentes. Une bonne description de l'emploi permettra aux bénévoles de choisir la bonne occasion pour eux et pour votre organisation. Ajouter des exemplaires de feuilles de présences, les formulaires d'inscription, etc. Les agences ont suivi pendant des heures de bénévolat base de données: les feuilles de temps contribuent à faire de suivi des heures plus facile.
Décrire les types de formation initiale et additionnelle à la disposition du bénévolat. Liste des dates d'orientation et comment ils peuvent mettre à jour leurs compétences ou en acquérir de nouvelles. Mettre en place un calendrier des dates pour la formation et l'orientation. Informer les bénévoles si elles doivent signer une déclaration de confidentialité. Si elles le font, examiner la déclaration avec eux, répondre aux questions et expliquer la raison de la déclaration. Pendant orientations de bénévolat, consultez le manuel de bénévoles soigneusement et laisser le temps pour les bénévoles posent des questions. (Il est toujours agréable d'avoir des rafraîchissements simples aux orientations de bénévolat.)
Décrire le processus de contrôle des bénévoles. Faites-leur savoir si elles ont besoin d'un contrôle de fond, si le poste de bénévole de leur choix a permis spéciaux, les risques, les certificats médicaux, tests de la tuberculose, des badges et ainsi de suite. Si ils attendent de conduire pour l'agence, expliquer quel type d'assurance qu'ils doivent avoir à le faire, ou de toute assurance supplémentaire qu'ils auraient besoin de travailler en tant que bénévole pour votre organisme. Expliquer les questions de responsabilité, et d'avoir des dérogations pour signature si vous avez des postes de bénévoles à haut risque. Les bénévoles doivent connaître les risques de certaines possibilités de bénévolat. Veillez à inclure les formulaires de renonciation, et lors de l'orientation, expliquer la raison pour eux et donner aux volontaires la possibilité de signer ces formulaires. Ce processus permettra de protéger l'organisme en cas d'accident.
Expliquer comment les bénévoles se qualifient pour les prix. Si l'agence dispose d'un programme de reconnaissance, indiquer quand il est maintenu, comment l'agence reconnaît les bénévoles, si elle est une soirée de gala, déjeuner ou prix spéciaux cérémonie, et le code vestimentaire de l'événement. Si l'événement de reconnaissance des bénévoles est une occasion spéciale pour les bénévoles, le décrire afin qu'ils comprennent que le personnel de l'agence devient "les bénévoles" pour cet événement, et les bénévoles deviennent les invités.