Livrer les mauvaises nouvelles d'abord. Lors de la rédaction d'un mémo négative, il est généralement préférable d'obtenir aux mauvaises nouvelles tout de suite. Y compris une quantité importante de plomb jusqu'à le message comporte plusieurs inconvénients: d'abord, il peut le faire sonner comme vous stalling- deuxième, certains employés pourraient arrêter la lecture avant d'arriver à la Point- de la note et la troisième, si le message a été anticipés, de nombreux employés sauter l'introduction de toute façon. Le ton de cette section doit être simple, et les faits mis clairement. Essayez d'éviter la colère ou la négativité excessive.
Offrir des encouragements. Après avoir exposé les mauvaises nouvelles, décaler le ton et l'orientation de votre mémo de sorte qu'il est légèrement plus optimistes. Si votre lettre a été critique, offrir des paroles de louange et d'encouragement. Si vous avez livré de mauvaises nouvelles, l'accent sur le positif. Le but de votre travail en tant que gestionnaire est de conduire, une tâche qui est plus vitale que jamais en période de difficultés.
Présenter une solution. L'un des dilemmes que les employés sont souvent confrontés lors de la réception d'un mémo négatif est de ne pas savoir quelles mesures leur superviseur veut qu'ils prennent maintenant. Dans la troisième et dernière partie de la lettre, définir un plan d'action clair que les employés peuvent prendre pour améliorer la situation. Cette instruction devrait fournir des mesures claires pour les employés et devrait être livré dans un ton optimiste.
Lire à haute voix. Avant d'envoyer le mémo, vous devriez regarder par-dessus, puis le lire à haute voix. Lire à haute voix d'abord vous puis à au moins une autre personne qui peut fournir de la rétroaction. Écoutez attentivement vos propres choix de mots et essayer d'entendre une langue qui pourrait être mal interprété. Après que vous avez fait ces corrections, la lettre doit être relu pour la grammaire, ponctuation et l'orthographe - de montrer à vos employés que vous avez écrit la lettre avec soin.