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Comment faire pour créer la documentation des processus

"Connaissance tribal" est définie comme toute information non écrite que votre entreprise, équipe, groupe ou tribu utilise pour atteindre ses objectifs. Le problème avec la connaissance tribale est quand vous perdez les principaux membres de la tribu, la connaissance disparaît avec eux. Lorsque vous documentez les procédures ou les processus de votre entreprise, vous pouvez protéger cette connaissance et rapidement apporter de nouveaux membres à la vitesse. Comprendre la nécessité de documenter "Connaissance tribal" est un élément important de la création de ces documents.

Définissez vos livrables

  1. Créer un "Énoncé de la portée" en écrivant une simple déclaration qui identifie tout ce qui doit être inclus dans ce projet de documentation. Identifier clairement le processus spécifique qui sera documentée. État si la documentation des processus reflète la façon dont le processus fonctionne réellement aujourd'hui ou définit la façon dont le processus devrait fonctionner à l'avenir.

  2. Créer un "Propriété Matrice" ce qui montre à qui appartient le processus ou qui possède quelles parties du processus. Cette matrice peut être aussi simple que d'un organigramme ou un diagramme du procédé de traitement qui identifie clairement les propriétaires et les informations de contact des propriétaires.

  3. Identifier les produits ou services spécifiques qui sont documentés. Cela est généralement une liste qui comprend la totalité ou les informations pertinentes telles que le numéro de modèle, numéro de pièce et description.

  4. Décrire les rôles des personnes impliquées dans le processus. Fournir une explication claire, fondée sur le titre du poste et les capacités non individuelles. Expliquez ce que cette position fait et comment il se glisse dans le processus. Cela peut être un simple document énumérant le titre du poste et la description ou une description complète de l'emploi pour chaque poste clé dans le processus documenté.

  5. Document de chaque étape du processus, du début à la fin, en créant un "Flux de processus" diagramme ou graphique. Typiquement, un organigramme de haut niveau est créé montrant les principales étapes du processus et un organigramme bas niveau documente les étapes du processus qui sont subordonnés à chacune des étapes majeures.



  6. Créer appropriée "Les politiques et les procédures" documentation pour chaque étape du processus. Alors que vous explorez le processus d'entretiens et de recherches, ces politiques et procédures vont émerger. Prenez des notes détaillées qui serviront de base à la création de ces documents de politiques et de procédures.

  7. Inclure un document dans vos livrables qui fournit une explication de l'interne "Gestion de documents" processus. Ce document doit expliquer comment les documents d'entreprise sont examinés et approuvés, et distribués et archivés au sein de la société.

Créer les documents

  1. Inventaire des documents existants pour obtenir une compréhension claire de ce qui est actuellement en place. Vous ne disposez pas de réinventer la roue en créant de nouveaux documents si la même information est couverte dans les documents existants. Identifier lequel de ces documents sont utilisables et peut être construit sur, et quels documents sont obsolètes. Avec un inventaire rempli de documents existants, vous saurez quels documents sont manquants et doivent être créés. Générer une liste globale des documents indiquant l'état de chaque document comme existantes, obsolètes ou nouvelle. Avoir cette "Inventaire" dans la main avant votre première rencontre avec le top manager.

  2. Créez le "Propriété Matrice" en passant en revue tout ce qui est déjà disponible, comme organigrammes existants et des répertoires d'entreprises. Avoir cette "Propriété Matrice" dans la main avant votre première rencontre avec le top manager.




  3. Rencontre avec le gestionnaire haut et revoir votre "Inventaire" et "Propriété Matrix." Le but de cette réunion est non seulement pour obtenir le top manager à votre vétérinaire de recherche, mais de l'approuver et suis d'accord avec votre plan. Soyez prêt pour cette réunion et ne perdez pas le temps du top manager.

  4. Rencontre avec chaque chef de département après que vous avez fait tous les changements du top manager à votre "Inventaire" et "Propriété Matrix." Le but de ces réunions département-tête est d'apporter que chef de service mise à la vitesse sur ce que vous faites et engager des discussions sur le rôle de chaque chef de département et les étapes du processus dont ils sont propriétaires. Prenez des notes détaillées ou enregistrer la réunion afin que vous ne manquiez de rien. Comme vous avancez à travers ces réunions département-tête, le processus va émerger et commencer à se solidifier.

  5. Mettre à jour tous les livrables sur une base continuelle que vous recevez les informations nouvelles ou plus précises de chaque chef de département. Après votre dernière réunion département-tête, vous devriez avoir étoffé environ la moitié de vos livrables.

  6. Rencontre avec les superviseurs appropriés, top artisans et autres personnes impliquées dans le processus visant à clarifier ce qui se passe vraiment dans cette étape du processus. Ces personnes seront identifiés par leur chef de service lors de votre entrevue. Ces mains sur les gens sont généralement plus compétent dans l'étape par étape, au jour le jour, les procédures dans leur zone de responsabilité que leur chef de service respective. Encore une fois, prendre des notes détaillées et à faire tout son possible pour être prêt avant la rencontre avec ces gens afin que vous réduisez le temps que vous prenez hors de leur journée bien remplie.

  7. Complétez votre première ébauche de l'ensemble de vos documents. Ceci est appelé un premier projet mais ces documents doit encore être pleinement complet basé sur toutes les informations que vous avez obtenu à ce jour.

  8. Distribuez vos premiers projets de documents, clairement marqués comme premier projet, aux chefs et subordonnés de départements respectifs pour leur examen. Donnez-leur le temps de revoir complètement ces documents et leur a demandé de redline tout changement.

  9. Initier une deuxième série de réunions individuelles avec les mêmes chefs de département et des subalternes pour examiner toutes les lignes rouges et préparer votre projet final de ces documents.

  10. Remplissez tous les révisions ligne rouge. Portez une attention particulière aux changements en une seule étape, ce qui peut affecter l'étape précédente ou suivante, et modifier ces documents, des procédures ou des étapes de flux en conséquence. Soumettre ce projet final à la respective chefs de service et leurs subordonnés pour leur examen final. Soumettre l'ensemble du projet final concurremment au top manager pour l'examen du top manager.

  11. Faire les révisions finales et soumettre ces documents révisés retour à l'initiateur pour approbation finale. Il peut y avoir de nombreuses révisions avant et en arrière avant l'approbation finale. Vous devez chaque tête subordonné et service pour vous donner la pleine approbation sur les documents ou parties de documents, qui se rapportent directement à leur domaine de responsabilité. Toutefois, la documentation ne soit pas considérée comme approuvée jusqu'à ce que le dirigeant a examiné et approuvé.

Conseils & Avertissements

  • Des entrevues peuvent être délicate que vous interrompez la journée de travail de quelqu'un. Soyez prêt pour ces entrevues en ayant les documents pertinents disponibles, tels que le "Tableau de flux de processus" ou d'autres documents qui vous aideront à l'entretien avancer. Soyez aimable et toujours traiter tout le monde avec la même dignité et le respect que vous attendez pour vous-même. Soyez efficace et garder l'entrevue concentré sur l'objectif spécifique de la réunion.
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