Déterminer la portée du document. Vous pouvez documenter tous les processus au sein d'une entreprise ou dans les grandes entreprises, se concentrer sur un ensemble de processus. Par exemple, une grande entreprise pourrait vouloir commencer avec seulement leurs fonctions comptables, au lieu de documenter l'ensemble des rouages de l'organisation.
Projet d'une page, représentation visuelle des processus. Inclure une matrice d'application, un aperçu de qui est responsable pour chaque tâche ou d'un schéma de procédé. Un schéma de procédé est une représentation de haut niveau des différentes étapes pour terminer un processus et la façon dont les étapes traversent l'organisation. Par exemple, les différentes étapes à payer une facture pourraient être décrites avec un tableau de flux de processus.
Expliquer l'impact du procédé sur les produits et services. Détail des effets des opérations normales et les effets d'une défaillance dans le processus risque d'entraîner. Par exemple, si les factures sont perdues et ne sont pas payés, le fournisseur devra refuser d'expédier la prochaine commande.
Définir les rôles au sein du processus. Identifier les rôles par leur fonction et non par personne. Par exemple, commis des comptes fournisseurs traitent les factures et les entrer dans le système de paiement. Le régulateur approuve les factures et autorise le paiement.
Décrivez tous les systèmes informatiques et les logiciels utilisés dans le processus. Définir clairement chaque système, son but et sa fonctionnalité.
Documenter le processus du début à la fin. Utilisez votre schéma de procédé comme un guide pour la rédaction du texte. Inclure autant de détails que possible, en fonction de la portée que vous avez choisi d'inclure dans le document. Utilisez des noms de rôle pour attribuer la responsabilité plutôt que des noms individuels.
Inclure une section pour les exceptions. Documenter ce qui se passe lorsque le flux de processus normal ne sont pas suivies. Par exemple, lorsque les systèmes informatiques sont en baisse, un système de comptabilité à base de papier est adoptée pour traiter les factures.
Examiner le document de processus avec toutes les parties touchées. Assurez-vous que tout le monde est d'accord sur les processus.