Déterminer si les minutes ont déjà été formellement approuvé par un vote du conseil d'administration, ou si elles ont seulement été soumis pour examen à un président ou du comité exécutif. Projet de procès qui n'a pas été voté par un conseil d'administration peuvent être modifiés sans un vote du conseil d'administration.
Si les changements proposés sont faits à une personne ou des personnes en revue les minutes avant les minutes vont à la pension complète, suggérer les changements que vous désirez. Comparer la finale libellé suggéré au procès-verbal soumis à l'origine. Expliquez la raison de ces changements. Si tout le monde est d'accord, un secrétaire de modifier les minutes, présentés initialement non approuvés.
Si les changements proposés sont faits pour les minutes non encore approuvés par le conseil et à une réunion du conseil, utilisez la procédure suivante:
Demandez le président faire une motion pour approuver le procès-verbal de réunion.
Attendez que la motion soit appuyé.
Demandez au président d'ouvrir la question à la discussion.
Demandez à la personne qui suggère l'amendement présenter sa raison de ces changements.
Après discussion, demandez à la personne suggérant les modifications faire une motion pour modifier les minutes et donner le libellé exact des suggestions.
Attendez que la motion soit appuyé.
Avez-président clore le débat et d'appeler la question, ou de prendre le vote.
Enregistrez le vote, y compris les noms de ceux en faveur, opposés et se sont abstenus.
Si les changements proposés sont en cours pour minutes déjà approuvés par le conseil d'administration, suivez la même procédure pour la modification minutes étant soumis à l'approbation du conseil d'administration de la première fois.
Ont le secrétaire de l'enregistrement ou la personne qui prend minutes lors de la réunion d'apporter les changements dans les minutes. Au sommet du document qui comprend la date du procès-verbal ont été initialement prises, notez que les minutes sont à quelques minutes maintenant modifiées. Inclure la date des changements et le nom de la personne modifiant les minutes.