Lire la lettre de violation vous recevez très attentivement. Assurez-vous toute l'information est correcte. Par exemple, l'appartement de votre voisin peut effectivement être l'unité qui est en violation. Si vous sentez que vous ne l'avez pas commis la violation, continuer avec le litige. Si vous avez, suivez la "Action requise" section pour éviter de nouvelles sanctions.
Répondre à la lettre de la violation de la même manière dans laquelle il vous a été envoyé. Par exemple, si votre propriétaire a laissé tomber en personne, vous devriez contester la lettre en personne. Si vous l'avez reçu par la poste, ce qui indique probablement que la correspondance électronique sera plus efficace. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous que vous avez une piste de papier de vos interactions.
Contester la lettre de violation dès que possible. Vous recevrez probablement d'abord un avertissement pour votre violation supposée. Si vous ne l'avez pas commis une violation, vous devez disputer après ce premier avertissement. Les lettres suivantes feront apparaître comme si vous avez commis une violation.
Adressez votre différend à la personne ou l'entreprise que vous avez reçu la lettre de violation de. Même si vous êtes contestant la question en personne, vous devriez toujours écrire une lettre. Cela laisse une trace papier qui peut être nécessaire à l'avenir. Gardez toujours une copie de la lettre que vous livrez.
Commencez la lettre de contestation en indiquant ce que vous répondez à, par exemple, "RE: lettre de violation reçu le 22 Septembre 2010".
Expliquez que vous n'êtes pas en violation d'un accord et le cas échéant, de fournir toute information que vous avez à sauvegarder votre réclamation. Par exemple, vous pourriez fournir des images de votre appartement pour prouver que vous n'êtes pas en violation d'un code du bâtiment. Ne pas utiliser un langage vulgaire ou accusant. Soyez poli et exposer votre cas simplement et fermement.
Reportez-vous au destinataire de votre avocat si vous en avez un. Juste mentionner un avocat peut vous aider à contester avec succès une lettre de violation.
Signer et dater le différend avant de l'envoyer par la poste ou le livrer en personne. Si vous choisissez de le livrer en personne, être sûr que cela ne se transforme pas en un argument. Laissez le destinataire que vous contestez la lettre de violation que vous avez reçu et qu'ils peuvent communiquer avec vous si ils ont des questions. Une fois la lettre reçue, la lettre de violation a été officiellement contestée.